Während das Thema Onboarding in den meisten Unternehmen schon länger in der Agenda rund um den Arbeitsbeginn neuer Mitarbeiter steht, wird der Prozess des Preboardings oft noch unterschätzt. Dabei stellt diese Phase einen entscheidenden Faktor für die Mitarbeiterbindung und -zufriedenheit dar.
Preboarding bezeichnet die Phase zwischen der Vertragsunterzeichnung und dem offiziellen Arbeitsbeginn eines neuen Mitarbeiters. Diese Zeitspanne bietet eine wertvolle Gelegenheit, um neue Mitarbeiter bereits frühzeitig einzubeziehen und optimal auf ihren Einstieg ins Unternehmen vorzubereiten.
Ein gut gestalteter Preboarding-Prozess hat zahlreiche Vorteile. Zunächst einmal hilft er, Unsicherheiten und Ängste des neuen Mitarbeiters abzubauen. Oftmals fühlen sich neue Mitarbeiter vor ihrem Arbeitsbeginn unvorbereitet oder unsicher bezüglich ihrer Rolle im Unternehmen. Durch gezielte Kommunikation und Informationen können diese Bedenken ausgeräumt werden.
Wenn neue Mitarbeiter vor ihrem Arbeitsbeginn gut informiert sind und Unterstützung erhalten, steigt ihre Zufriedenheit mit dem Unternehmen erheblich. Zufriedene Mitarbeiter sind von Arbeitsbeginn an motivierter, engagierter und produktiver.
Durchdachte Preboarding-Maßnahmen können ebenso die frühzeitige Bindung an das Unternehmen fördern. Indem neue Mitarbeiter bereits vor Arbeitsbeginn in den Kommunikationsfluss eingebunden werden, entsteht ein Gefühl der Zugehörigkeit. So können bereits zielgerichtete Preboarding-Maßnahmen die Basis dafür schaffen, langfristig im Unternehmen zu bleiben und die Fluktuation zu verringern.
Ein professioneller und transparenter Preboarding-Prozess trägt damit immer auch zur positiven Wahrnehmung des Unternehmens als Arbeitgeber bei. Dies kann helfen, Talente anzuziehen und die Arbeitgebermarke zu stärken – im War for Talents ein Wettbewerbsvorteil, der langfristig zu geringeren Rekrutierungskosten und höherer Mitarbeiterbindung führt.
Ein guter Preboarding-Prozess ist aus einem weiteren Grund kostensparend: Indem neue Mitarbeiter bereits vor ihrem offiziellen Arbeitsbeginn mit relevanten Inhalten vertraut gemacht werden, können sie schneller produktiv werden und ihre Rolle im Unternehmen finden.
Ein weiterer wichtiger Aspekt des Preboardings ist die Möglichkeit zur individuellen Vorbereitung auf den neuen Job. Ein strukturierter Preboarding-Prozess trägt dazu bei, den Onboarding-Prozess effizienter zu gestalten, da viele Fragen und Unsicherheiten bereits im Vorfeld geklärt werden können. Dies kann zum Beispiel durch maßgeschneiderte Schulungsunterlagen oder durch Mentoring-Programme geschehen.
Viele Unternehmen nutzen moderne Technologien, um den Preboarding-Prozess zu automatisieren und zu personalisieren. Digitale Pre- und Onboarding-Plattformen ermöglichen neuen Mitarbeitern, sich in ihrem eigenen Tempo mit Unternehmensrichtlinien, Schulungsinhalten und sozialen Netzwerken vertraut zu machen.
Diese Flexibilität kann besonders vorteilhaft sein, wenn neue Mitarbeiter remote arbeiten oder an verschiedenen Standorten tätig sind.
Das Preboarding kann für Unternehmen auch eine Möglichkeit sein, ihre Werte und Kultur frühzeitig zu kommunizieren. Neue Mitarbeiter können sich so schon vor Arbeitsbeginn mit der Unternehmenskultur vertraut machen und haben die Chance, sich noch besser in das bestehende Team einzufügen.
1. Ziele definieren:
Wichtig ist zunächst, klare Ziele zu definieren, die bei der Gestaltung des Programms helfen. Was soll der Preboarding-Prozess zukünftig bewirken? Wer sollte beteiligt sein? Wie lassen sich die Ziele erreichen?
2. Stakeholder einbeziehen:
Binden Sie die zuvor definierten, direkt oder indirekt beteiligten Personen in die Prozessgestaltung mit ein – vom Management über die HR-Abteilung bis hin zu den zukünftigen Kollegen. Ihre Perspektiven sind wichtig, um sicherzustellen, dass alle Aspekte bedacht werden.
3. Inhalte erstellen:
Entwickeln Sie Inhalte, die neue Mitarbeiter vor Arbeitsbeginn benötigen. Dazu gehören zum Beispiel:
4. Kommunikationsplan entwickeln:
Erstellen Sie einen Zeitplan für die Kommunikation mit neuen Mitarbeitern. Planen Sie regelmäßige Updates und Informationen ein, um während der Preboarding-Phase im Gespräch zu bleiben. Bei Ihnen steht ein Event an? Dann laden Sie neue Mitarbeiter doch bereits vor Arbeitsbeginn hierzu ein! Auch eine Einladung ins Unternehmen zum Kaffee kann eine mehrmonatige Preboarding-Phase überbrücken und dazu genutzt werden, weitere relevante Personen vorzustellen oder durch die Räumlichkeiten zu führen. Selbst kurze virtuelle Kennenlerngespräche mit zukünftigen Kollegen können für neue Mitarbeiter bei geringem Zeitaufwand bereits einen Unterschied machen.
5. Mentoring-Programme einführen:
Weisen Sie neuen Mitarbeitern einen Mentor oder Buddy zu, der sie während der Preboarding-Phase unterstützt. So bekommen sie Anschluss im Team und können ihre Fragen auf direktem Weg klären.
6. Feedback einholen:
Nach dem Preboarding-Prozess sollten Sie Feedback von neuen Mitarbeitern sammeln, um herauszufinden, was gut funktioniert hat und wo Verbesserungen möglich sind. Dies kann durch Umfragen oder persönliche Gespräche geschehen.
7. Prozess kontinuierlich verbessern:
Nutzen Sie das Feedback zur kontinuierlichen Verbesserung des Preboarding-Programms. Definieren Sie zusätzlich Kennzahlen (z. B. Mitarbeiterzufriedenheit, Zeit bis zur messbaren Produktivität), um den Erfolg Ihres Preboarding-Programms zu bewerten. Eine regelmäßige Überprüfung des Preboarding-Prozesses hilft, neue Trends und Best Practices zu integrieren und sicherzustellen, dass das Programm den sich ändernden Bedürfnissen der Mitarbeiter und des Unternehmens gerecht wird.
Durch die sorgfältige Planung und Umsetzung dieser Schritte können Unternehmen einen effektiven Preboarding-Prozess etablieren. Ein gut gestalteter Preboarding-Prozess ist eine Investition in die Zukunft des Unternehmens – die Arbeit lohnt sich für Sie!
Stellen Sie schon bei der Planung Ihres Prozesses sicher, dass Pre- und Onboarding nahtlos ineinander übergehen. Die Informationen und Erfahrungen, die während des Preboardings gesammelt wurden, sollten als Grundlage für das Onboarding dienen.
Mehr zum Thema Onboarding erfahren Sie in unserem Artikel:
Onboarding: der Erfolgsfaktor für eine gelungene Integration neuer Mitarbeiter
Fehlt es Ihnen noch an Ideen für Ihre Preboarding-Maßnahmen? Hier finden Sie weitere Tipps zur Inspiration, die Sie in Ihren Prozess integrieren könnten:
Führen Sie zukünftig eine eigene Ideenliste für Ihr Pre- und Onboarding. Sie könnten beispielsweise Ihre Mitarbeiter befragen, welche Dos und Don’ts ihnen aus vorherigen Einarbeitungsphasen in Erinnerung geblieben sind. Auch eine Suche nach Erfahrungsberichten bei LinkedIn zu diesem Thema kann Ihnen neue Ideen liefern, um Ihren ganz individuellen Pre- und Onboarding-Prozess auszugestalten.
Wir haben die Frage „Was ist Preboarding?“ geklärt und Ihnen Tipps für effektive Preboarding-Maßnahmen erläutert – nun geht es an die Umsetzung!
Sehen Sie Preboarding als strategisches Element, als eine wertvolle Investition in die Zukunft, die sich für Unternehmen aus vielen Gründen lohnt: von der Verbesserung der Mitarbeiterbindung über die Steigerung der Produktivität bis hin zur Stärkung der Arbeitgebermarke.
Ein durchdachter Ansatz in dieser Phase kann den Grundstein für eine positive und erfolgreiche Zusammenarbeit legen und erleichtert die Integration neuer Mitarbeiter in das Unternehmen erheblich. In Zeiten des Fachkräftemangels kann dies den entscheidenden Unterschied ausmachen – sowohl für die neuen Mitarbeiter als auch für das Unternehmen selbst.
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